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Fakturierung mit Schwerpunkt elektronischer Rechnungslegung (m/w/d)

Vollzeit, ab sofort!

Wolf Theiss zählt mit über 700 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und Büros in 13 Ländern zu einer der größten Rechtsanwaltskanzleien Österreichs. Unsere Support Professionals unterstützen unsere Juristinnen und Juristen mit ihrem Expertenwissen, um gemeinsam Bestleistungen für unser Klientel zu erbringen.

Unser Legal Billing Team sorgt als Schnittstelle zwischen unseren Jurist:innen und Klient:innen für einen professionellen Abrechnungsprozess und ein reibungsloses Mahnwesen.

Als eBilling-Spezialist spielen Sie eine entscheidende Rolle bei der Verwaltung elektronischer Abrechnungsprozesse und sorgen für die korrekte und fristgerechte Übermittlung der Rechnungen an die Mandanten. Ihr Fachwissen über eBilling-Systeme und Ihre Liebe zum Detail tragen dazu bei, enge Kundenbeziehungen zu pflegen und die Einnahmen der Kanzlei zu maximieren. Sie arbeiten eng mit dem Legal Billing Team und Mandanten zusammen, um alle rechnungsbezogenen Anfragen zu lösen.

Werden Sie Teil unseres dynamischen Teams!

Ihr Aufgabenbereich:

Verwaltung der elektronischen Rechnungsstellung

• Einrichtung und Sicherstellung, dass Mandate, Tarife und Budgets für die elektronische Rechnungsstellung vor der Einreichung vorhanden sind und den Richtlinien entsprechen
• Vorbereitung von Honorarnoten zur Übermittlung an Mandanten über webbasierte E‑Billingsysteme. Fehlersuche und -behebung
• Überprüfung der endgültigen Rechnungen hinsichtlich der Abrechnungsrichtlinien und enge Zusammenarbeit mit den Billing Specialists, um die ordnungsgemäße Einreichung der Honorarnoten zu gewährleisten
• Sicherstellen, dass Honorarnoten gemäß den Richtlinien und Verfahren der Kanzlei sowie der E- Billingsysteme ordnungsgemäß genehmigt wurden
• Überwachung von Rechnungsvalidierungen, -freigaben, -kürzungen und -ablehnungen
• Recherchieren und Klärung von Rückfragen zu hochgeladenen Rechnungen und Einleiten von Korrekturmaßnahmen sowie Kommunikation mit den für die Rechnungsstellung zuständigen Anwälten, Kollegen:Innen und Klienten, sofern erforderlich
• Bereitstellung von technischem Support und Schulungen für Anwälte und Kollegen:Innen in Bezug auf die Implementierung der elektronischen Rechnungsstellung, die Einreichung von Rechnungen und die Einhaltung der Rechnungsrichtlinien der Klienten

Kundenkommunikation und Beziehungsmanagement

• Professioneller Umgang mit Klienten, prompte und höfliche Beantwortung von Anfragen, Anliegen und Bitten im Zusammenhang mit der Rechnungsstellung
• Proaktive Kommunikation mit dem Team und Klienten in Bezug auf abrechnungsrelevante Angelegenheiten, einschließlich Statusaktualisierungen, Rechnungseinreichungen und Änderungen der Abrechnungsrichtlinien oder -prozesse
• Aufbau und Pflege enger Zusammenarbeit mit Klienten

Prozessverbesserung und Schulung

• Identifizieren von Möglichkeiten zur Rationalisierung und Verbesserung von eBilling-Prozessen, Vorschlagen und Implementieren von Verbesserungen zur Steigerung von Effizienz und Genauigkeit
• Durchführung von Schulungen oder Anleitung von Anwälten und Abrechnungskoordinatoren zu eBilling-Systemen, kundenspezifischen Anforderungen und bewährten Verfahren

Sie bringen mit:

• Frühere Erfahrungen als eBilling-Spezialist oder in der juristischen Abrechnung in einer Anwaltskanzlei oder einem professionellen Dienstleistungsunternehmen
• Sicherer Umgang mit eBilling-Plattformen und -Software von Vorteil (zB Legal Tracker, TyMetrix, CounselLink)
• Detailgenauigkeit, Organisationstalent und die Fähigkeit, Aufgaben und Fristen effektiv zu verwalten
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
• Proaktive und serviceorientierte Denkweise mit der Fähigkeit, positive Beziehungen aufzubauen und zu pflegen
• Microsoft Office-Paket, insbesondere MS Excel für Datenanalyse und Berichterstattung

Wir bieten:

• Vielfältiges Aufgabengebiet in einer eigentümergeführten internationalen Kanzlei
• Mit unserem Buddy-System bekommen Sie zielgerichtete Einarbeitung und Integration ins Team vom ersten Tag an
• Langfristige Position im familiären Arbeitsumfeld eines professionellen Teams
• Zentrale Lage im 1. Bezirk und sehr gute öffentliche Anbindung
• Jahreskarte der Wiener Linien
• Health-Care-Services, Sportevents und Firmenfeiern
• Flexibles Arbeiten im Rahmen unserer Homeoffice Policy und kein All-In Vertrag
• Frisches Obst & Heißgetränke zur freien Verfügung

Why join us? Lernen Sie unsere Unternehmenskultur kennen!

Wir bei Wolf Theiss stehen für eine diverse Unternehmenskultur mit gleichen Chancen für alle.

Bewerber:innen werden unabhängig ihres Geschlechts, Alters, ethnischen Hintergrundes, ihrer Nationalität, Religionszugehörigkeit, Weltanschauung, sexuellen Orientierung oder besonderen Bedürfnissen ausgewählt.

Wichtig sind uns neben Qualifikation und Begeisterung: Teamfähigkeit, ein wertschätzender Umgang mit anderen und soziale Kompetenz.

Bitte stellen Sie bei der Bewerbung für diese Stelle sicher, dass Sie rechtlich dazu berechtigt sind, an unserem Standort zu arbeiten. Visa-Sponsoring oder Umzugskosten werden nicht übernommen.

Diese Position ist mit einem überkollektivvertraglichen Monatsgehalt von EUR 2.400 brutto (Basis Vollzeit) dotiert.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Senden Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen (CV, Motivationsschreiben und Zeugnisse) oder erkundigen Sie sich telefonisch über die ausgeschriebene Position.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Ansprechpartnerin

Jennifer Raine

Wolf Theiss Rechtsanwälte
Schubertring 6
1010 Wien

jennifer.raine@wolftheiss.com

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